5 راهکار ساده برای افزایش کارایی جلسات تیمی

٥ راهکار ساده برای افزایش کارایی جلسات تیمی

نویسنده: مدیر سایت ۱۷ بهمن ۱۳۹۶

در ابعاد کوچک یک کسب و کار، جمع کردن افراد و هدایت جلسه کار راحتی است. ولی وقتی این ابعاد گسترش پیدا می کند و شاخه بندی می شود، مدیریت کردن جلسه

احتیاج به مهارت هایی خواهد داشت.در اینجا به 5 راهکار برای افزایش کارایی جلسات تیمی اشاره می کنیم.

1- هرچه کمتر، بهتر: وقتی تیم کوچک است، همه اعضای تیم در جریان فعالیت های یکدیگر هستند و جلسات به راحتی تشکیل می شود. ولی با رشد شرکت و افزایش اعضای آن، این جلسات باید ساختار یافته و برنامه ریزی شوند.برای مثال می توانید تمام دوشنبه صبح ها با موضوعات چرخشی حول تمام محورهای فعالیت شرکت (مالی، بازاریابی، حقوقی و …)، جلسات منظم داشته باشید.

2- تمام افراد را عمیقاً درگیر کنید: به طور کلی، جلسات خسته کننده هستند و شاید اعضای تیم، کمتر تمایل به صحبت در آن را داشته باشند. در مقابل، کارآمدترین جلسات، آنهایی هستند که تمام افرا حاضر در جلسه را در بحث مشارکت می دهند و درگیر می کنند. در مثال جلسات چرخشی بالا این نکته رعایت می شود چون هریک از اعضای تیم، گرداننده جلسات در بخش خودشان هستند.

3- جلسات برای تبادل نظر هستند نه صرف اشتراک اطلاعات: اگر قرار است اطلاعاتی در جلسه مورد بحث قرار بگیرد، از پیش آن را در اختیار همه قرار دهید تا از اتلاف وقت در جلسه جلوگیری شود و همه در یک سطح آگاهی باشند. برای ساده سازی این کار و باز گذاشتن اطلاعات، می توانید آن ها را در یک مرکز که همه افراد به آن دسترسی دارند قرار دهید.

4- همه چیز را به اهداف استراتژیک خود وصل کنید: برای تداوم این امر، تمام بحث های جلسات را به اهداف استراتژک خود ربط دهید. این اهداف به فعالیت های مختلف شرکت مربوط هستند. راه های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد ولی ساده ترین راه انجام این کار این است که در ابتدای هر جلسه خیلی سریع اهداف کلی لیست شود تا اعضای تیم همزمان انجام اهداف کوتاه مدت خود، دید بلند مدت نیز داشته باشند.

5- کمی تفریح و شوخی به آن اضافه کنید: در نهایت اندکی تفریح را چاشنی جلساتتان کنید. کارهای خارج از چارچوب جلسات را در برنامه منظم خود داشته باشید تا اعضا منتظر فرا رسیدن تاریخ آن باشند. برای مثال می توانید یک جایزه تیمی برای اعضایی داشته باشید که در هفته گذشته ارزشی را به تیمتان افزودند.